توجه : این فایل به صورت فایل ورد (Word) ارائه میگردد و قابل تغییر می باشد
بخشی از متن دانلود رایگان آیین نامه تنخواه گردان :
مقدمه
1 دربسیاری موارد بنابر ضرورت های عملیاتی ،انجام مخارج جزیی وپاره ای پرداخت های به فروشندگان كالا و یا عرضه كنندگان خدمات،به صورت مستقیم صورت می گیرد . به دلیل تعدد دفعات وقوع اینگونه هزینه ها وبه منظور ایجادسهولت وتسریع درامرفوق وجلوگیری ازبروز وقفه درعملیات جاری ،این قبیل پرداخت ها ازمحل وجوه تنخواه گردان ها حسب موردانجام می گیرد.
2 كلیه مقررات و دستورالعملهای مالی كه در جهت ایجاد و اعمال كنترل های داخلی تدوین می گردد و همچنین مفاد و مندرجات آیین نامه معاملات شركت ، ناظر بر اجرای این دستورالعمل می باشد .
3 تنخواه مورد بحث و پیش بینی شده در این دستورالعمل ، عبارتست از تنخواه نقدی و در صورتی كه ضرورت عملیاتی ایجاب نماید كه علاوه بر تنخواه نقدی ، وجوه تنخواه در بانك نگاهداری شود و پرداخت ها بوسیله چك صورت
می گیرد ، دستورالعمل ها و روشهای حاضر در موارد مزبور نیز قابل اعمال و استفاده خواهد بود .
4 این دستور العمل برای شرایطی كه دارنده تنخواه انجام دهنده مخارج است و همچنین شرایطی كه یك نفر مسئول مسئقل و جداگانه برای نگاهداری وجوه تنخواه در نظر گرفته شود تدوین گردیده است .
5 مسئولیت حسن اجرای روش های مندرج در این دستورالعمل با امور مالی
شركت می باشد .
هدف :
6 هدف از تدوین این دستورالعمل ، ارائه روش های ایجاد و استفاده از تنخواه گردان های مورد نیاز به صورتی است كه از یك طرف تسهیلات گردش كار و پرداخت ها رامیسر سازد و از طرف دیگر مبانی كنترل را طبق موازین مرتبط با
كنترل های داخلی ایجاد نمایند .
روش های ارائه شده در این دستور عبارتند از :
روش ایجاد تنخواه گردان
روش پرداخت از محل تنخواه گردان
روش تجدید (بازپرداخت) تنخواه گردان
روش ایجاد تنخواه گردان :
7 تنخواه گردان به منظور فراهم ساختن امكانات مناسب برای پرداخت های به فروشندگان كالا و عرضه كنندگان خدمات ایجاد می گردد . موضوعیت وضرورت ایجاد تنخواه ، مبلغ تنخواه و سقف مبالغ قابل پرداخت از محل تنخواه طبق ضوابطی كه در این طرح بیان می شود تعیین می گردد .
8 هر تنخواه گردانی با پیشنهاد و گزارش توجیهی مدیر مربوطه و تصویب
مدیرعامل ایجاد می گردد . امور مالی نقش رسیدگی كنندگی كننده و هماهنگ كننده ایجاد و تغییرات در تنخواه ها را دارد .
9 در صورتی كه نقاط برای ایجاد تنخواه تنظیم شده باشد . مشخصات مربوط به تنخواه مورد نظر به شرح زیر درج می گردد :
نام دارنده تنخواه (مسئول تنخواه)
مبلغ تنخواه مورد نیاز
حداكثر مبلغ قابل پرداخت در مورد هر فقره پرداخت با توجه به مقررات آئین نامه معاملات شركت .
سطح مبلغی كه بر اساس آن هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه بازپرداخت می گردد . (حدنصاب حدید تنخواه)
دلایل ایجاد تنخواه ، شامل مورادی كه پرداخت از محل تنخواه بابت آنها انجام می گیرد تشریح گردد .
10 هر گونه تغییر در تنخواه شامل افزایش و كاهش در مبلغ تنخواه ، سقف پرداخت ، تغییر دارنده تنخواه و مواردی از این قبیل باید عیناً مشابه ایجاد تنخواه عمل گردد . و دلایل توجیهی مربوط به تغییرات پیشنهادی به همراه اطلاعات و آمار مورد نیاز ارائه می گردد .
11 متقاضی ایجاد و یا تغییر تنخواه درخواست را در دو نسخه تهیه و امضانموده جهت بررسی و كنترل به امور مالی ارسال می نماید . امور مالی از لحاظ انطباق پیشنهاد ارائه شده با آئین نامه ها و مجوزهای مالی بررسی لازم را به عمل
می آورد . درخواست توسط مدیر عامل امضاء شده و تصویب می گردد .
12 توزیع نسخ مجوز ایجاد یاتغییر در تنخواه به ترتیب زیر انجام می گیرد :
نسخه اول بعد از تصویب به امور مالی ارسال می گردد تا اولاً بر اساس آن پرداخت (تامین) تنخواه صورت گیرد و ثانیاً به عنوان مبنای رسیدگی (سندرسی) پرداخت های تنخواه مورد استفاده حسابداری قرار گیرد .
نسخه دوم جهت ایجاد سوابق و استفاده نزد واحد متقاضی بایگانی
می شود.
روش پرداخت تنخواه :
13 مسئول پرداخت تنخواه برای هر فقره پرداخت از برگ پرداخت تنخواه گردان استفاده می نماید . به برگ های پرداخت تنخواه از اول هر سال مالی شماره از یك به بعد اختصاص داده می شود . علاوه بر شماره ترتیب ، تاریخ پرداخت در بالای ستون برگ پرداخت درج می شود .
14 اطلاعات مربوط به پرداخت قابل انجام شامل مبلغ ، نام و مشخصات ذینفع و موضوع پرداخت در ستون های پیش بینی شده قید می گردد . در مواردی كه پرداخت متكی به صورتحساب ، نامه و یا مدرك معین دیگری است ، شماره و تاریخ مدارك مورد نظر ذكر می شود . در صورتی كه پرداخت بر اساس یادداشت مسئولین مجاز شركت صورت گیرد به مجوز صادره اشاره می گردد . در كلیه این موارد مدارك
مربوطه به برگ پرداخت ضمیمه می شود .
15 پس از امضاء مسئول تنخواه ، با توجه به سطح معامله و مبلغ قابل پرداخت مراحل تایید و تصویب پرداخت صورت می گیرد و هنگام پرداخت به ذینفع ، تایید پرداخت وجه اخذ می شود .
16 پرداخت های به عمل آمده با توجه به ماهیت مخارج انجام یافته توسط حسابداری تفكیك گردیده و بر حسب طبقه بندی مخارج به آنها شماره حساب اختصاص داده می شود . مبالغ پرداخت شده می تواند بر حسب مورد از اجزاء مختلف مخارج تشكیل شود كه تا سه نوع سرفصل حساب قابل تفكیك پیش بینی شده است .
17 برگ پرداخت تنخواه گردان در 2 نسخه تهیه می گردد . نسخه اول بهمراه ضمایم مربوط مبنای تهیه صورت خلاصه پرداخت های تنخواه قرار گرفته و مجموعاً جهت صدور سند حسابداری به امور مالی ارسال می گردد . نسخه دوم به ترتیب شماره و بهمراه یك نسخه از صورت خلاصه تنخواه نزد مسئول تنخواه گردان باقی می ماند .